Станция Земля

Томас Вулф. УПРАВЛЕНИЕ НЕКОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ В XXI ВЕКЕ

© 1999. Thomas Wolf. Managing a Nonprofit Organization in the Twenty-First Century
Пер. с англ. А.В. Беликович (2000)

ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ПРОЦЕДУРЫ

Сэмюэль Снайдер - финансовый директор “Дома Крейтонов” - реабилитационного центра для наркоманов. Его жена заявляет, что не понимает, как это у него получается: “Месяц назад начальник Сэма говорил мне, что Сэм - самый дотошный человек из всех, кого он только знает. Он пасет стада финансов - отслеживает расходы и доходы, делает сложные финансовые отчеты по грантам и работает с бухгалтерами, проводя в конце финансового года внутренний аудит. Но он настолько рассеян по поводу наших домашних финансов, что за балансом нашей чековой книжки слежу только я. В прошлом году Сэм трижды превысил наш остаток счета в банке только потому, что забыл внести в банк чеки с зарплатой. И забыл про них, когда с нас снимали налог. Если бы я их не внесла в конце концов, так бы все и осталось. Сэм - современная версия доктора Джекила и мистера Хайда. Днем он стабилизирует финансовый корабль “Дома Крейтонов”, а по вечерам, возвращаясь к семье, забывает свою финансовую голову на работе”.

Сэмюэль Снайдер знает очень важную вещь. Некоммерческие организации не могут позволить себе той роскоши, которую имеют отдельные люди: вести свои финансовые дела относительно небрежно и непринужденно, избегая при этом всякой ответственности. Люди могут забыть включить чек, который они подписывали, или решить, что если из банка пришла информация, то она обязательно верна. Они могут вообще не делать никакого согласования и не выверять свои финансовые документы. Организация же должна вести все записи тщательно и аккуратно, периодически проверяя их, желательно с помощью внешнего специалиста, который может подтвердить, что организация ведет свои операции законно и в соответствии с общепринятыми процедурами бухгалтерского учета. Так как некоммерческим организациям подарены многочисленные финансовые привилегии и льготы (как мы видели в главе 1), они должны быть способны доказать, что их финансовые документы в порядке. В конечном счете финансовую ответственность за организацию несут члены совета директоров, поэтому они должны уметь читать финансовые отчеты и знать требования, предъявляемые к финансовой отчетности и процедурам. Обычно все функции, связанные с выполнением всех этих процедур, падают на штатных сотрудников – таких, как Сэм Снайдер.

В этой главе мы продолжим обсуждать финансы, начав с объяснения системы бухгалтерского учета и кончив описанием финансового контроля и требований, предъявляемых к отчетности. И снова мы попытаемся объяснить финансовую терминологию и очертить те сферы, которые существенны при выполнении персоналом и советом директоров финансовых обязательств.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет - это термин для обозначения ведения финансовых записей. Есть два наиболее распространенных способа бухгалтерского учета. Первый называется кассовым методом - преимущество его в простоте и прямолинейности. Второй – метод начислений - более сложен, но зато дает наиболее полную картину финансового благосостояния организации.

Кассовый метод. Большинство знакомы с этим способом, потому что они им занимаются, когда ведут записи для своего текущего и сберегательного счета в банке. Финансовые переводы записываются только тогда, когда наличные деньги меняют руки. Когда человек получает деньги и кладет их в банк, вклад записывается как доход и добавляется к балансу банковского счета. Когда деньги снимаются из банка (или выписывается чек, который эквивалентен изъятию денег со счета), перевод записывается как расходы, и сумма вычитается с баланса банковского счета. Система кассового учета отражает движение реальных денег, и потому довольно прямолинейна и полезна, если все, что человек хочет знать - это сколько денег есть на его счету. Однако это не выявляет финансовое благополучие человека, содержащего счет, потому что ничего не говорит о том, сколько человек должен кому-то, и сколько денег должны ему.

Метод начислений. Разновидностью этого способа учета является использование многими гражданами кредитных карточек. Эта система учитывает не только действительные выплаты и вклады отдельного человека, но также и то, сколько он должен и сколько должны ему. Хотя формальный бухгалтерский учет на основе метода начислений делают из нас очень немногие, большинство занимается чем-то похожим, когда оценивает, хватит ли денег, чтобы выплатить арендную плату или залог за имущество на следующий месяц. Если мы увидели в магазине симпатичную одежду и пытаемся прикинуть, сможем ли мы себе позволить ее купить, мы думаем о неоплаченных счетах и тех квитанциях, которые еще придут, при этом занимаясь неформальным учетом на основе метода начислений.

Метод начислений распознает перевод денежных средств не только когда деньги меняют руки, но и когда расходы и доходы заявлены только на бумаге как некие официальные обязательства. Если Комптонский общественный центр решил приобрести канцелярские материалы на 125 долларов, учет на основе метода начислений распознает эти 125 долларов как финансовое обязательство, начиная с того момента, как написан заказ, и в это время данная сумма вычитается из чистой стоимости компании. Точно также, когда Комптонский общественный центр получает официальное извещение от спонсирующего ведомства о гранте на 5 тыс. долларов, эта сумма добавляется к чистой стоимости организации как только получено письмо. В случае 125 долларов, отпускаемых на покупку канцтоваров, сумма показывается в финансовых бумагах как “подлежащая оплате” (пока не будет выписан действительный чек). В случае с грантом, 5 тыс. долларов показываются в бухгалтерской книге как “подлежащая получению” (до тех пор, пока на счет действительно не придут эти деньги).

В приведенных примерах, если Комптонский общественный центр имеет в этот самый день 3 тыс. долларов в банке, то система кассового учета игнорирует все вышеназванные операции (потому что в действительности они еще не произошли) и показывает в балансе организации 3 тыс. долларов. При учете на основе метода начислений в баланс записываются подлежащие получению 5 тыс. долларов и подлежащие оплате 125 долларов, таким образом, итоговая цифра чистой стоимости организации окажется 7 875 долларов (см. фиг. 7.1).

Фиг. 7.1. Сравнение кассового метода с методом начислений

Источник: Составлено автором.

Очевидно, для того, чтобы понять финансовое состояние организации, гораздо важнее знать чистую стоимость, а не наличный баланс в банке. Например, организация, не имеющая в банке никаких денег, может занять 30 тыс. долларов для оплаты неоплаченных счетов на 20 тыс. и переместить оставшиеся 10 тыс. на свой банковский счет. При кассовом методе учета в финансовом документе будет показана только запись баланса - 10 тыс. долларов. При учете на основе метода начислений будет показан неоплаченный заем в 30 тыс. долларов, при котором чистая стоимость организации составит минус 20 тыс. долларов. С точки зрения кандидата в попечители, спонсора и любого другого, желающего понять финансовое благополучие организации, вторая цифра даст более точную картину.

Выбор методов

Кассовый метод гораздо проще, чем метод начислений, и большую часть времени может обеспечить многих людей в организации достаточной финансовой информацией. Он позволяет точно отслеживать доход и расход и говорит, есть ли достаточная наличность в банке, чтобы оплатить чеки. Однако иногда требуется и информация, рассчитанная с учетом метода начислений. Поэтому многие организации, даже с бюджетом свыше миллиона долларов, используют так называемую систему видоизмененного кассового учета. В соответствии с этой системой все бухгалтерские книги ведутся на основе кассового метода, кроме нескольких счетов, в которых показываются цифры, учтенные на основе метода начислений, обновляющиеся в конце каждого месяца или в установленные сроки финансовой отчетности. Обычно эти счета включают те, где нужно отслеживать регулярные или важные неоплаченные обязательства. Это касается и подлежащих оплате федеральных налогов и налогов Штата - эти счета показывают, какие суммы вычитаются из зарплат сотрудников и какие суммы требуется выплатить налоговым службам. Счета, ведущиеся на основе метода начислений, могут также включать то, что называется основными производственными средствами (особенно когда организация покупает оборудование, землю или здания с выплатой в рассрочку или в кредит). В этих случаях бывает полезно показать ту сумму из ежегодного бюджета, которая должна быть переведена в основные производственные средства. При такой системе учета суммы по обязательствам переводятся в систему бухгалтерского учета так, что организация не тратит наличность или другие средства только потому, что они сидят в банке.

В любом случае - ведется ли учет на основе видоизмененного кассового метода или строго на основе метода начислений - необходимо по крайней мере раз в год переводить все счета в форму системы начислений. В конце финансового года бухгалтер берет все подлежащие получению и подлежащие оплате суммы и вставляет их в финансовые документы, позволяя организации показать все финансовые операции на основе метода начислений. Это делается как часть внутреннего аудита. Следует указать, что такая практика - представление ежегодных финансовых отчетов на основе метода начислений - является одной из “общепринятых бухгалтерских процедур”, утвержденных в профессии бухгалтера. Только очень маленькие организации с бюджетом менее 75 тыс. долларов или меньше могут представлять отчеты, не используя метод начислений. В тех организациях, где попечительский совет (или спонсоры, или регуляторные ведомства) требуют более частой отчетности на основе метода начислений, все бухгалтерские книги переводятся в эту форму чаще.

Учет фондов

В маленькой организации бюджет может быть очень прост и включать только один проект - с прогнозами по нему расходов и доходов. Такой бюджет называется бюджетом одного фонда, его пример показан на фиг. 6.1. Но когда организация становится более сложной, требуется разделить бюджет по разным операциям и сферам деятельности. Финансовый документ по одному такому проекту описан в предыдущей главе в параграфе “Составление сметы расходов или бюджета проекта” (фиг. 6.3).

Учет по фондам является методом, который позволяет организации отслеживать финансовые ресурсы в соответствии с разными категориями “фондов”. Каждый фонд становится для бухгалтерского учета своим отдельным учетным подразделением, учетной единицей, имеет свои собственные доходы и расходы, свой актив и пассив. Наиболее часто образуют следующие фонды:

• Операционный фонд, или текущий фонд неограниченного действия. Любые суммы, получаемые, выплачиваемые или хранимые организацией без ограничений на их использование.
• Текущий фонд ограниченного действия. Любые суммы, получаемые, выплачиваемые или хранимые организацией, на которые наложены ограничения по их использованию только на те цели, которые указаны в соответствующих документах.
• Фонд основных производственных средств. Любые суммы, получаемые, выплачиваемые или хранимые организацией в связи с землей, зданиями, оборудованием, а также стоимость этих объектов, содержащихся организацией.
• Благотворительный фонд. Любые суммы, получаемые, выплачиваемые или хранимые организацией в связи с благотворительным фондом.
• Фонд резервной наличности. Любые суммы, получаемые, выплачиваемые или хранимые организацией в связи с кассовым резервом.

Общая активность по всем фондам становится итоговой активностью организации.

На фиг. 7.2 показан финансовый документ с использованием фондов учета. В первой колонке помещаются все расходы и доходы, связанные с общей деятельностью организации. Во второй колонке - связанные с двумя вкладами ограниченного действия, назначенными исключительно для осуществления программы для одаренных и талантливых детей. В третьей колонке - связанные с ремонтом здания школы, а в четвертой - суммы цифр из первых трех колонок.

Фиг. 7.2. Разнообразные фонды Комптонской школы

Источник: Составлено автором.

Финансовая отчетность

Система финансовой отчетности так же стандартизована, как и система бухгалтерского учета. Когда попечители или другие лица хотят оценить финансовое состояние и финансовое здоровье предприятия, они просматривают два документа: балансовый отчет и отчет по доходам. Метафора “здоровье” очень подходит для данного случая, потому что два отчета используются как диагностический инструмент - тем же самым способом, что и медицинские карты. Предположим, что врач хочет поставить диагноз больному. Первое, что делает врач - заполняет обходную карту, проверяя симптомы - то есть такие показатели, как температура, пульс, кровяное давление - в данный момент времени. Второе, что делает врач - проверяет историю болезни больного, то есть изучает здоровье пациента за некоторый промежуток времени. Ни один из документов недостаточен для постановки диагноза. Двое больных с одними и теми же симптомами могут находиться в разном состоянии - один выздоравливает после тяжелой болезни, а другой заболевает. Пока врач не оценит историю болезни, одни симптомы ему не помогут. В то же время, одна история болезни тоже ничего не говорит. Полезно знать, как лечился больной от разных болезней за последние пять или десять лет, но без изучения внешних симптомов на данный момент времени оценить его здоровье невозможно.

Балансовый отчет (баланс) и отчет по доходам выполняют те же функции в определении финансового состояния организации, что и медицинская карта и история болезни в оценке состояния здоровья пациента. Балансовый отчет, как медицинская карта, похож на замороженный срез деятельности организации в конкретный момент времени (обычно в последний день финансового года), на моментальный снимок. Он суммирует все финансовые симптомы состояния организации - стоимость того, чем она владеет, сколько она должна, сколько ей должны другие, и сколько еще остается. В то же время отчет по доходам напоминает историю болезни. В нем суммируется вся финансовая активность за какой-то период времени (чаще всего за месяц или за год). В отличие от балансового отчета, который говорит только о том, каковы финансы организации в конкретный момент времени, отчет по доходам помогает ревизору определить, каким образом организация пришла к такому состоянию. Вооружившись отчетом по доходам (который официально называется “Отчет по доходам и расходам” или “Отчет финансовой активности”), можно определить, работает ли организация с дефицитом или с чистым доходом, имеет ли необычно крупные расходы или непредвиденную прибыль.

Требования отчетности FASB

В середине 90-х годов Совет по стандартам в бухгалтерском учете (FASB) выпустил новое руководство по бухгалтерскому учету для некоммерческих организаций. Изменения, описываемые в правилах №116 и №117, включают в себя смену формата отчетов, новую форму ведения записей по вкладам и пожертвованиям, и новую классификацию активов.

Новые стандарты FASB должны использоваться всеми организациями в ежегодных аудиторских отчетах (см. раздел по аудиторской отчетности ниже в этой главе). Однако большинство организаций при составлении своих внутренних финансовых отчетов этими стандартами не пользуется, потому что стратегическое финансовое планирование изменения FASB не облегчают. Данный раздел главы в основном посвящен двум крупным финансовым документам, которые большинство организаций используют для внутренней отчетности. Когда форма этих отчетов будет отличаться от требований FASB, мы будем отмечать это специально.

Балансовый отчет

Балансовый отчет, или баланс (см. фиг. 7.3), называется так потому, что каждая его половина в итоге равна друг другу по стоимости. Равновесие - важнейший признак баланса. Одна часть баланса (показывается в первой половине отчета) перечисляет все активы предприятия (то есть все, чем организация владеет). Другая половина (во второй части отчета) перечисляет пассивы (то есть то, что кто-то должен организации) и чистые активы (ранее называвшиеся фондовым балансом). Таким образом баланс в балансовом отчете наблюдается между активами с одной стороны и пассивами и чистыми активами - с другой. Выражая это математически, запишем:

активы = пассивы + чистые активы

Понимая эту формулу, вы легко можете понять, как можно вычислить чистые активы. Если мы знаем, сколько организация кому-то должна, и сколько ей должны, мы просто вычисляем разницу между этими цифрами:

чистые активы = активы - пассивы

В коммерческом предприятии “чистые активы” считаются прибылью или собственным капиталом (в экономической литературе имеются еще и синонимы “основной капитал”, “акционерный капитал” и т.д.). В некоммерческой организации, где нет ни прибыли, ни владельцев, чистые активы показывают чистую финансовую стоимость организации, получаемую при вычете финансовых обязательств из оборотных и необоротных средств. “Чистые активы” обеспечивают связь со статьями дохода, потому что чистая финансовая стоимость очевидно зависит от чистого дохода (или убытка), который часто называется просто “итогом” финансового отчета.

Чтобы понять, о чем в действительности рассказывает нам балансовый отчет, взглянем на него более внимательно. Во-первых, рассмотрим раздел “Активы” в отчете на фиг. 7.3. Активы - это то, чем владеет организация: денежные средства в банке, земельные участки, сооружения, коллекции картин, оборудование (такое, как ксерокопировальные машины и компьютеры). Кроме того, так как балансовый отчет чаще всего составляется на основе метода начислений, в активе показываются также все суммы, которые кто-то должен организации - векселя, расчеты с дебиторами, авансы и т.п. Кроме того, сюда включаются “подлежащие получению” гранты (на которые еще не получен чек, но получено официальное письмо), проданные и переведенные в другую собственность объекты, программы и другая продукция, на которую еще не поступила оплата.3 Здесь также есть строчка для расходов будущих периодов (сюда включается оплата за то, что должно произойти в следующем году, например, взносы на конференции или арендная плата за помещение, оплаченная вперед до конца года). В коммерческих структурах в активы входят также и производственные запасы, затраты, незавершенное производство, готовая продукция и др.

Фиг. 7.3. Балансовый отчет. Отчет о финансовом состоянии от 30 июня (в долларах)

Источник: Составлено автором.

Заметьте, что все активы делятся на оборотные и внеоборотные средства. Оборотные средства - это такие, где есть наличные деньги, или они станут наличными в следующем году (быстро оборачиваются); внеоборотные - такие, что неликвидны или обладают малой ликвидностью (в том числе пожертвования и гранты, которые будут оплачиваться через два года и позже).

Если мы перейдем в другую часть балансового отчета, то найдем здесь перечисление пассивов (то, что организация должна кому-то другому). В первой строчке указываются неуплаченные еще счета (счета, подлежащие оплате). Во второй строчке - доход, который поступит позже этого года (отложенная прибыль).4 И, наконец, есть более долгосрочные внешние обязательства, такие, как неоплаченные или недовыплаченные займы (заемный капитал, залог за недвижимость, арендные обязательства).5 Так же, как и с активами, среди пассивов есть текущие (краткосрочные) обязательства (требующие оплаты в течение года) и отсроченные (или долгосрочные) обязательства (которые можно оплатить позже).

Все категории пассивов складываются вместе, и их сумма вычитается из суммы активов. Результирующая разница является чистыми активами. Они классифицируются по стандартам, устанавливаемым FASB (Советом по стандартам в бухгалтерском учете) следующим образом:

• Фонды неограниченного действия - свободны от ограничений, налагаемых спонсорами. Включают в себя заработанный доход и доход, полученный с инвестиций, а также гранты и вклады неограниченного действия.
• Фонды временно ограниченного действия - имеют ограничения, налагаемые на них спонсорами, либо условия, позволяющие их использовать только через какое-то время.
• Фонды постоянно ограниченного действия - имеют ограничения, наложенные на них спонсорами на все время их существования. В основном сюда относятся средства благотворительного фонда.

О чем нам говорит вся эта информация? Зная чистые активы организации, мы можем установить ее чистую стоимость. Если это относится к организации, чей балансовый отчет приведен на фиг. 7.3, то чистая стоимость организации составляет 135 928 долларов. Эта цифра, если очень велика, говорит о благополучии организации. Но это не всегда так, и поэтому другие цифры балансового отчета тоже важны. На фиг. 7.3, например, организация показала довольно внушительные чистые активы. Однако при более внимательном исследовании замечаем, что причина этого - собственный земельный участок и собственное здание. Позиции же по денежным средствам довольно плохие. В банке находится всего 2 173 долларов, да еще счетов, подлежащих получению, на 8 324 долларов. Организация имеет обязательств 18 142 доллара только по счетам, не считая выплаты займов и залога за недвижимость. В некотором смысле, организацию можно считать благополучной: если она продаст земельный участок и здание, она сможет оплатить долги плюс еще останется куча денег. С другой стороны, если она держится за свою собственность, то, чтобы оплатить долги, ей надо заняться сбором средств. Вообще говоря, та организация, в которой нет достаточной суммы денег наличными и счетов подлежащих получению, чтобы оплатить свои долги, не считается финансово благополучной.

Балансовый отчет - превосходный инструмент для тех, кто рассматривает возможность стать попечителем, спонсором, кто пришел в организацию, чтобы оценить ее финансовое состояние и возможный риск. Потенциальный попечитель захочет узнать, есть ли у организации долги и долгосрочные обязательства, потому что именно от этого зависит, предстоит ли ему просиживать много времени в совете директоров, пытаясь наскрести нужные деньги. Потенциальный спонсор захочет увидеть, есть ли у организации крупный аккумулированный дефицит, потому что это означает, что его деньги пойдут на долги и недостачи, а не на программы и проекты. С точки зрения государственного инспектора организация-должник имеет большой соблазн занять из фондов ограниченного действия, чтобы оплатить операционные расходы. На самом деле государственные аудиторы, приступая к аудиту финансово-неблагополучных организаций, в первую очередь проверяют сохранность общественных фондов ограниченного действия, и насколько правильно они используются.

Балансовый отчет может быть очень полезен и попечителям, и сотрудникам, если они понимают, как его использовать. К несчастью, многих людей цифры гипнотизируют. Такие люди скорее соглашаются изучить отчет по доходам, который кажется более понятным. Часто полагают, что в нем есть все, что по-настоящему следует знать. Но это не так, как мы уже видели. Предприятие может работать с чистым доходом (и/или со значительными чистыми активами) и в то же время иметь серьезные финансовые трудности. Это может выявить только балансовый отчет. Рассмотрим следующий случай.

____________________________________________________________________________

Трест по охране природы

Перед тем, как войти в совет директоров природоохранной организации, кандидат в попечители спросил, какова чистая стоимость предприятия, и ему ответили, что 2 миллиона долларов. Убежденный, что он имеет перед собой финансово благополучную организацию, он согласился войти в совет директоров. Позднее ему показали балансовый отчет, который привел его в шок. Организация была должна по обязательствам 1 миллион долларов. Однако она владела зданием и земельным участком, стоимость которых превышала 3 миллиона долларов, потому собственный капитал и был так велик. На самом деле бульшую часть недвижимости организация продать не могла, потому что та была ей подарена, поэтому собственные средства не могли быть потрачены для оплаты долгов. Следующие три года попечитель интенсивно занимался фондрэйзингом - как раз тем, чем заниматься, как он надеялся, ему не придется.

____________________________________________________________________________

Если бы этот попечитель изучил баланс организации перед тем, как согласиться войти в совет, он бы получил более точную картину финансовой ситуации.

Балансовый отчет - это единственный внутренний отчет, в котором организация должна выполнять требования FASB. FASB требует, чтобы такой баланс назывался “Отчетом о финансовом состоянии предприятия”, но многие продолжают называть его по-старому. Категория баланса, сейчас носящая название “чистые активы” раньше называлась “фондовым балансом”. Новые правила FASB требуют, чтобы чистые активы были поделены на фонды ограниченного, временно ограниченного и постоянно ограниченного действия - раньше они назывались “операционные фонды”, “фонды основных средств” и “благотворительные фонды”. Однако многие организации продолжают составлять балансы по-старому или включают в аудиторские отчеты примечания о том, как распределяются разные категории в чистых активах. Например, фонды неограниченного действия могут включать в себя резервный фонд, фонд основных производственных средств и другие фонды, устанавливаемые самой организацией.

Отчет по доходам

Если балансовый отчет говорит все, что нам надо знать о финансовом состоянии предприятия в данный момент времени, то зачем составляются другие финансовые отчеты? Причина этого проста: мы хотим знать не только нынешнее финансовое состояние организации, но и прогноз ее развития на будущее. Две организации могут иметь одинаковые балансы, но одна может улучшать свое финансовое положение, а другая быстро разрушаться. Отчет по доходам (фиг. 7.4) показывает эти финансовые тренды и дает ту историческую перспективу, которую игнорирует балансовый отчет.

Фиг. 7.4. Отчет по доходам (Отчет о финансовых результатах предприятия) на период с 1 июля по 30 декабря

Источник: Составлено автором.

Историческая перспектива - не единственная ценность отчета по доходам. Он многое говорит об источниках финансирования организации и основных статьях затрат. Доходы и расходы подразделены категории, которые выявляют, сколько организация получает доходов от реализации своих услуг и продукции (то есть заработанные доходы), а сколько она получает в виде пожертвований, сколько она тратит на зарплату персоналу, а сколько стоит обеспечение материалами ее проектов.

В противоположность балансовому отчету, в котором бóльшая часть категорий предсказуемы и сходны во всех организациях, в отчете по доходам содержание статей расходов и доходов сильно варьируют (обычно они больше всего связаны с бюджетной таблицей статей). Итоговая строчка - чистый доход, или балансовая прибыль (убыток) на данный день показывает, имеет ли организация в этом году (или на данный отрезок времени) прибыль или дефицит: он рассчитывается вычитанием итоговой цифры расходов из итоговой цифры доходов и переносится в балансовый отчет (фиг. 7.3).6

Изменения FASB коснулись и отчета по доходам. FASB теперь требует, чтобы отчет по доходам назывался “Отчет о финансовой деятельности предприятия”, и все затраты в нем были подразделены на три функциональные категории: затраты на программы; затраты на менеджмент (административные расходы); и затраты на фондрэйзинг. По правилам организация должна представлять все расходы в категории неограниченного действия, при необходимости переводя их из класса временного ограниченного действия. Однако большинство организаций следует этим правилам только в аудиторских отчетах. Отчеты по доходам, использующиеся внутри организации, продолжают вестись в основном по-старому.

Отчет по доходам, представленный на фиг. 7.4, показывает активность в операционном фонде. Для большинства организаций операционный фонд включает в себя большую часть финансовой деятельности, а потому наиболее тщательно анализируется и просматривается. Отчет показывает деятельность не только за конкретный месяц, но и в течение всего года, и сравнивает эти цифры с цифрами месячного и годового бюджетов. Годовой бюджет - это бюджет, утвержденный советом директоров до начала финансового года; месячный бюджет использует месячное распределение доходов и расходов из прогнозной таблицы движения платежей (движения денежных средств, описанного в предыдущей главе).

Что можно сказать об организации, исходя из данного отчета? Начнем с того, что организация находится в середине своего финансового года (отчет составлен на период с 1 июля по 30 декабря). Это означает, что можно ожидать, что приблизительно 50% бюджета должно быть выполнено. Данная организация в целом справляется с этим неплохо: собрано 48% доходов и истрачено 46% расходов. Тем не менее, есть узкие места, вызывающие озабоченность. Например, в индивидуальных пожертвованиях собрано значительно меньше той суммы, чем была запланирована на год. Если бы кампания по сбору средств была запланирована на февраль, то эти цифры нас удовлетворили. Но ежегодная кампания по сбору средств среди индивидуальных вкладчиков происходит в октябре, поэтому показанная в отчете цифра требует от организации специальной работы в следующем полугодии.

Точно так же есть несколько потенциальных проблем с расходами. По статье “профессиональные взносы” организация уже вышла за пределы годовой цифры, а ведь впереди еще целое полугодие! С другой стороны, количество статей по расходам меньше половины из тех, что запланированы на год, что говорит об осторожном планировании. Однако попечителя этой организации может насторожить, что из запланированных расходов на учебные пособия и материалы сделано только 22%. Отражает ли это запланированную задержку, или приобретению материалов следует уделить больше внимания?

Ясно, что из анализа отчета по доходам можно получить гораздо больше информации. Завораживающие колонки цифр на самом деле могут быть очень откровенны, если читатель знает, где искать наиболее важную информацию. Ответственные члены совета директоров не должны торопиться. Им следует познакомиться с отчетом поближе, чтобы по крайней мере отслеживать самые главные показатели, помогающие им ориентироваться в деятельности организации. Для того, чтобы привлечь внимание к наиболее значительным цифрам, отчет может сопровождаться устным докладом бухгалтера.

Финансовый контроль

Одна из основных обязанностей совета директоров - установить такие финансовые правила, которые защищали бы организацию от намеренного или ненамеренного неправильного расходования средств. Они должны решить, каким образом деньги будут передаваться внутри организации, чтобы быть уверенным в том, что они безопасно получаются, документируются, кладутся в банк и расходуются на соответствующие нужды. Правила, которые совет директоров устанавливает в этой области, называются финансовым контролем, и есть специальные руководства, которым они могут при этом следовать. Совет, какие процедуры общеприняты для этой цели, может дать любой ответственный бухгалтер. Например, финансовый контроль часто базируется на том, что два человека с гораздо меньшей вероятностью допустят ошибку (намеренную или ненамеренную), чем один. Поэтому одна из функций финансового контроля заключается в том, чтобы проследить, чтобы во всех операциях с наличными деньгами или финансовыми документами, их перевозке, составлении финансовых отчетов и других вопросах участвовало не менее двух человек. Другие аспекты финансового контроля обсуждаются ниже.

Слежение за выполнением бюджета и внесение корректив

Мониторинг бюджета и процедура внесения корректив в него обсуждалась в предыдущей главе: мы предлагали, что с попечителями следует консультироваться, только если в бюджет вносятся значительные изменения. Однако при таком консультировании не достигается достаточный контроль. При этом не уверены ни сами попечители (в том, что к ним обратятся при необходимости), ни спонсоры (в том, что совет директоров внимательно следит за распоряжением деньгами со стороны персонала). Для установления надежной процедуры совет директоров обычно требует, чтобы в процессе обработки всех платежей участвовали два человека. Один человек, знакомый с бюджетом, с деятельностью организации и с графиком конкретных расходов, должен отвечать за утверждение всех платежей. Чаще всего это директор организации или назначенный им человек. Другой человек должен выписывать чеки и отслеживать расходы для попечителей. Если расходы укладываются в ограничения, установленные бюджетом, или ограничения, установленные советом директоров за пределами бюджета, то чек подписывается. Если платеж превышает установленные ограничения, то для его утверждения или корректировки бюджета следует обратиться к казначею, в финансовый комитет или к полному составу совета директоров.

Для регистрации всех платежей есть очень простой способ. Организация должна заказать резиновый штамп со следующими обозначениями:

• Дата получения:
• Дата оплаты:
• Счет:
• Номер чека:
• Утвержден:

На каждый счет или счет-фактуру, прежде чем их оплатить, ставят штамп. Если на данное изделие или позицию нет счета, сотрудники изготавливают подставной счет и штампуют его. Исполнительный директор или лицо, отвечающее за утверждение счетов, заполняет первую, третью и последнюю строчку в штампе. На первой строчке показывается дата получения счета, на третьей - номер счета или позиция, под которую приобретается данное изделие, а на последней строчке ставится подпись ответственного. Человек, ответственный за написание чеков, заполняет вторую и четвертую строчки после того, как удостоверится, что в соответствующей статье бюджета еще остались деньги, чтобы оплатить данный счет. После выполнения денежной операции счет помещается в папку таким образом, чтобы аудитор смог проверить платежные документы, заглянув в конкретные счета. Для организаций, проводящих многочисленные денежные операции, рекомендуется для каждой статьи, счета или месяца заводить отдельные папки.

Другие формы контроля за написанием чеков

Обычно не рекомендуется, чтобы человек, выписывающий чеки, обладал правом выпустить чек без второй подписи. Хотя банк может и не следить за этим, но подобное правило должно быть записано в протоколах собрания совета директоров, и если кто-то нарушил это правило, он должен быть подвергнут наказанию. Зато банк может проверить наличие двух подписей на всех чеках свыше определенной суммы (например, более 5 тыс. долларов). Кроме того, следует резко ограничить использование чеков в целях получения наличных денег в кассу.

Гораздо легче отслеживать процесс написания чеков и другие финансовые операции, если у организации в банке не так много счетов. В идеале у организации должно быть два денежных счета: текущий счет и сберегательный счет. Желательно по мере возможности все расходные и доходные операции относить на один счет (текущий), а сберегательный счет служит исключительно для содержания резервного фонда или фондов ограниченного действия, которые в этот год не тратятся. Некоторые считают, что необходимо больше одного счета, чтобы гарантировать, что фонды ограниченного действия будут использоваться только по предназначению. Но это гарантируется при правильных способах ведения бухгалтерского учета. Более того, открытие и содержание в банке еще одного отдельного счета может отнимать много времени и зря растрачивать ресурсы. Дело в том, что средства, содержащиеся совместно на одном счете, могут зарабатывать процентный доход, а, будучи разделенные на отдельные счета, они либо приносят меньший доход, либо вообще ничего не приносят из-за своей мизерности. С точки зрения контролеров, чем больше счетов у организации, тем больше требуется работы при аудите бухгалтерских книг.

Контроль за поступающими средствами

Здесь срабатывает то же положение: два человека ошибутся с меньшей вероятностью, чем один. Во всех операциях, связанных с поступлением денег, лицо, вскрывающее почту, должно регистрировать все поступающие в организацию чеки и наличность, ведя строгий учет. После регистрации у секретаря чеки и наличность передаются бухгалтеру, который заполняет бланк для взноса депозита (в банк) или регистрирует поступления в приходном ордере. Периодически список секретаря и записи бухгалтера сверяются кем-то третьим (исполнительным директором или лицом, назначенным казначеем). Кроме того, все приходящие в организацию средства - будь они наличными или в виде чека, оперативно переводятся на банковский счет организации перед тем, как их использовать для оплаты счетов.

Бондинг

Бондинг является формой страхования, которое защищает организацию от финансового ущерба, происходящего от намеренного или ненамеренного нарушения в распоряжении деньгами. Обычно в бондовом документе перечисляются те лица, которые распоряжаются деньгами и подписывают чеки. Как и во всех формах страхования, устанавливается лимит на сумму денег, которую может собрать организация в случае ущерба. Чем выше лимит, тем больше ежегодный страховой взнос. Главное правило для установления лимита - не следует использовать итоговую цифру ежегодных расходов, даже когда на первый взгляд это кажется разумным. В данный конкретный момент редко бывает так, что у организации в наличии окажется вся сумма ежегодных расходов, поэтому маловероятно, что ущерб может быть настолько велик. Для того, чтобы установить бондовый лимит, организация должна определить максимальную сумму, которая может содержаться на банковском счету организации и увеличить эту цифру на 20%. Некоторые фонды и другие спонсоры перед тем, как сделать пожертвование некоммерческой организации, требуют от нее представить доказательство существования бондового залога. Попадутся ли вам такие спонсоры или нет, но и попечители, и вкладчики почувствуют себя более комфортно, если у организации будет такая страховка против финансового ущерба.

Физический контроль и меры безопасности

Дополнительную защиту для главных финансовых документов обеспечат методы физического контроля - сейфы, несгораемые шкафы, оффисный склад компьютерных поддерживающих дисков или магнитофонных записей. Если это необходимо (в случае содержания организацией сувенирного ларька или других торговых точек), вероятность ошибок и нарушений можно снизить, поставив электрическое или механическое оборудование, кассовые аппараты и другие механизмы, регистрирующие и осуществляющие денежные переводы.

Требования к отчетности

Есть некоммерческие организации, которые не держат у себя формы по подоходному налогу, а передают эту функцию централизованной компьютерной службе или ведомству. Однако, чтобы сохранить свой статус некоммерческого предприятия, организация ежегодно должна заполнять и другие формы. Хотя обычно формы заполняются персоналом или независимым аудитором, который ежегодно проверяет бухгалтерские книги, членам совета директоров важно убедиться, что все отчеты составляются и сдаются в установленные сроки. Так как требования в разных штатах немного различаются, совет директоров должен проверить, какие правила и инструкции по заполнению конкретных форм действуют в вашем штате. Перечислим основные требуемые формы отчетности:

Годовой отчет. Большинство некоммерческих организаций должно заполнять формы годового отчета №990 вместе со Службой внутренних доходов (IRS). Эта форма дает информацию о текущей деятельности организации, которая поддерживает статус некоммерческой организации и включает в себя отчеты по всем доходам и расходам за год. Отчеты должны быть высланы на 15-й день пятого месяца после окончания финансового года. Задержка отчета может повлечь уголовные и гражданские штрафные санкции.

Налог на побочную деятельность. В последние годы некоммерческие организации стали объектом тщательного рассмотрения, так как для сбора финансовых средств они начинают использовать все более нетипичные и творческие методы. Налоги платятся только на доход, полученный от так называемой “побочной” деятельности, то есть не связанной с целью организации, освобожденной от налогообложения (исключая доход от пассивных инвестиций, таких как доход с денежного рынка, дивиденды по акциям и т.д.). Такой доход (если он превышает 1 тыс. долларов) должен представляться в отчете по форме № 990-Т, которая заполняется вместе с формой №990. Так как иногда сложно определить, считать ли данный доход доходом от побочной деятельности или от основной, лучше всего проконсультироваться с независимым сторонним экспертом, который либо составляет формы № 990, либо проводит ежегодный аудит.

Налоги с заработной платы. Все организации, у которых есть персонал, обязаны удерживать с сотрудников подоходный налог, взносы пенсионного и медицинского страхования, и отчитываться за них перед IRS. Некоммерческие организации, не подпадающие под статью 501(с)(3), кроме того, платят со всех выплаченных зарплат федеральный налог в фонд страхования по безработице (FUTA). Подоходный налог и взнос пенсионного страхования производится по форме№941, которая должна быть выслана в месячный срок с последнего дня квартала. FUTA производится по форме №940, которая должна быть представлена до 31 января ежегодно. Кроме того, сами сотрудники заполняют форму W-2, в которой отмечается годовая зарплата и сумма подоходного налога данного сотрудника. Эти формы высылаются сотрудникам до 31 января, должны быть заполнены, и копии их оправлены в IRS вместе с формами W-3 не позднее 28 февраля. Подробности по удержанию подоходных налогов и FUTA можно получить в IRS в публикации “Циркуляр Е – руководство по подоходным налогам”.

Другие информационные отчеты. На все выплаты (превышающие 600 долларов) контрактникам и другим лицам, не являющимся штатными сотрудниками, должна заполняться форма № 1099-MISC, предоставляющаяся в налоговые органы ежегодно. Эта форма должна быть отослана не позднее 28 февраля вместе с формой № 1096. Если организация, получившая дар или пожертвование в форме имущества или ценных бумаг, в течение двух лет после акта дарения продает, обменивает или каким-нибудь другим образом использует подаренную собственность, организация обязана заполнить вместе с IRS форму № 8282 “Информационный отчет лица, получившего дар”. Но такая форма требуется только тогда, когда стоимость дара превышает 500 долларов.

Аудиторские отчеты, обзоры и компиляции

Многие некоммерческие организации должны предоставлять годовые аудиторские отчеты по финансовой деятельности в разные органы Штата, спонсору, другим ведомствам. Такой аудит является официальным заключением, выполненным в стандартном формате, в котором анализируется финансовое состояние организации, финансовая деятельность и история (обычно аудиторское заключение сравнивает деятельность текущего года с таковой предыдущего года). Относительно необходимости представления такого заключения правила в разных штатах варьируют. Тем не менее организации с бюджетом свыше 100 тыс. долларов аудиторские отчеты обычно должны готовить.

Отчет по аудиту составляется независимым дипломированным бухгалтером (СРА), который готовит официальное заключение, включающее в себя “Отчет о состоянии” (балансовый отчет), “Отчет о финансовой деятельности” (отчет по доходам) и “Отчет о движении денежных средств” (отчет, показывающий, как денежные средства организации меняются в течение года). Все эти отчеты должны соответствовать требованиям FASB. Аудит включает в себя также примечания, дающие подробную информацию по разным положениям разных отчетов. Кроме того, в аудит может войти “Заключение по изменениям чистых активов”, “Календарные планы приложений” (детали о кассовых разрывах в расходах и доходах) и “Отчет по функциональным расходам” (распределение всех статей расхода по категориям “программные расходы”, “административные расходы” и “фондрэйзинговые расходы”). К аудиторскому отчету также прилагается сопроводительное письмо от СРА, подтверждающее надежность отчета. Чаще всего в таком письме заявляется, что отчет считается надежным с точки зрения СРА, и что он выполнен в соответствии с общепринятыми бухгалтерскими правилами и принципами. Кроме того, иногда СРА составляет отдельное заключение с комментариями и рекомендациями, какие усовершенствования можно сделать в существующих финансовых системах.

Так как аудит для организации имеет чрезвычайно важное значение, очень многое зависит от правильного выбора аудитора. Обычно организация работает в течение многих лет с одним и тем же аудитором, поэтому важно выбрать такого человека, которого могли уважать и которому могли доверять попечители и сотрудники. По мере возможности следует выбрать такого СРА, который знаком с деятельностью некоммерческих организаций данной отрасли (является это сферой службы быта, образования, искусства, или чего-то еще). Также важно встретиться с аудитором лично, чтобы проверить его знания в данном виде деятельности и понять, с кем придется работать сотрудникам и попечителям.

Другой важный шаг – оценить предлагаемую стоимость аудита. Часто мы получаем лишь то, за что заплатили, поэтому стремление сэкономить на аудите может означать менее квалифицированную работу и хуже составленный отчет. Как только вы выбрали СРА, заключите с ним письменный договор, который определяет объем услуг и их стоимость.

Для организаций, от которых не требуется представлять аудиторские отчеты, есть два более дешевых варианта. Один из них сводится к подготовке финансового обзора, который составляется также СРА, но требует меньшей работы. Второй вариант – подготовка финансовой компиляции (также с помощью СРА), в которой представляется финансовая информация в стандартной форме финансовой отчетности, но к ней не прилагается ни заявление о точности и надежности отчета, ни дополнительные документы по программам. Компиляция – самый дешевый вариант финансовой проверки.

Компьютеры

Сейчас даже в небольших некоммерческих организациях компьютеры стали необходимым инструментом ведения дел. Получили широкое распространение недорогие прикладные бухгалтерские программы, благодаря которым все бoльше организаций компьютеризируют все свои финансовые записи, облегчая нагрузки на персонал. Используя стандартную бухгалтерскую программу, даже относительно небольшая организация может вести бухгалтерские книги и составлять финансовые отчеты. Для некоммерческих организаций разработаны специальные программные пакеты, включающие в себя несколько видоизмененные стандартные бухгалтерские процедуры, терминологические словари, форму отчета и специальные программы по документации членских взносов и фондрэйзинга. Необходимым инструментом бюджетирования и анализа движения платежей стали компьютерные электронные таблицы, облегчающие прогноз и расчет, а также сокращающие вероятность ошибок.

Использование при ведении финансовой документации компьютеров требует введения дополнительных правил по контролю и сохранности имеющихся файлов с важной информацией. Можно защитить доступ к документации и вводу данных с помощью паролей, создать специальные дискеты с дублирующей информацией, поручить заместителю директора периодически проверять распечатки с данными по активам (особенно по денежной наличности).

Кроме использования компьютеров внутри организации, многие предприятия сейчас содержат все ведомости по выплате заработной платы и связанные с ними данные в специализированной компьютерной бухгалтерской службе. Эта служба составляет чеки по выплате зарплаты, содержит информацию по налогам и налоговым льготам, выпускает формы W-2 и № 1099 и выполняет другие связанные с платежными ведомостями задачи. Для тех организаций, которые часто меняют свои платежные ведомости (почасовая работа персонала) или имеют множество контрактов, такая служба часто обходится дешевле и ведет все операции более точно, так как она полностью компьютеризована и выполняется экспертами.

В этой главе объясняются процедуры бухгалтерского учета, правила составления финансовых отчетов, финансового контроля и требования к отчетности, вызванные специальным освобождающим от налогов статусом, данным некоммерческим организациям. Слишком много некоммерческих организаций оказались несостоятельны только потому, что не уделили всем этим вопросам должного внимания. Сотрудники могли небрежно относиться к ведению финансовых записей, попечители могли не затруднять себя анализом финансовых отчетов и установлением должного контроля. Хотя изобилие процедур, правил и отчетов, описанных в этой главе, может подавить и вызвать раздражение, ни одна некоммерческая организация (если хочет сохранить свой статус и выжить) не может себе позволить небрежное ведение финансовых дел. Ни один член совета директоров тоже не может позволить себе отнестись к этим вопросам беспечно, потому что он является проводником общественного доверия и отвечает за организацию перед всем обществом.